Privacy

Europese Privacy Wet

Op 25 mei 2018 is de nieuwe Europese Privacy Wet in werking getreden. De nieuwe Wet brengt met zich mee dat ook verenigingen meer verplichtingen hebben om data van hun leden en contacten te beschermen. Rood Zwart hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Beleid hebben we helder en transparant vermeld over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en welke rechten u heeft. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Verwerking van persoonsgegevens

Rood Zwart houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG). Rood Zwart is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit brengt met zich mee dat wij:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.
  • Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document.
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
  • Persoonsgegevens worden door Rood Zwart verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
    • contributieheffing en facturering;
    • ledenadministratie, salarisadministratie en financiële administratie;
    • indeling van teams, bestuur, commissies en vrijwilligersgroepen;
    • communicatie over activiteiten, vergaderingen, wedstrijden en andere bijeenkomsten;
    • uitnodigingen, nieuws- en informatieberichten.
    • uitvoering geven aan de arbeids- of vrijwilligersovereenkomst.
  • Voor deze doelstellingen kan Rood Zwart de volgende persoonsgegevens van u vragen:
    • naw-gegevens;
    • geslacht;
    • geboortedatum;
    • telefoonnummer;
    • e-mailadres;
    • bank- en betaalgegevens;
    • lidmaatschapsnummer;
    • begindatum lidmaatschap;
    • kopie ID bewijs (alleen voor arbeidsovereenkomst).
  • Rood Zwart verwerkt deze gegevens omdat u deze ten behoeve van de doeleinden hebt verstrekt en/of hier toestemming voor hebt gegeven.

Rood Zwart geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken maken wij in een verwerkersovereenkomst de nodige afspraken om de beveiliging van deze persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met andere partijen indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Verwerkingsregister

Van de persoonsgegevens die we van u hebben ontvangen worden per categorie vastgelegd om welke persoonsgegevens het gaat, het doel ervan, de grondslag, de bewaartermijn, de verwerker intern/extern, de gehanteerde ICT-systemen en de genomen beveiligingsmaatregelen. Deze informatie wordt vastgelegd in het verwerkingsregister. Dit register is een dynamisch document dat bij wijzigingen moet worden aangepast.

Camera’s en foto’s

Rood Zwart kan op haar accommodatie camera’s hangen om een veilige omgeving te creëren of om wedstrijden, activiteiten en evenementen op te nemen. Rood Zwart zal in voorkomende situatie dit
duidelijk kenbaar maken. Tijdens wedstrijden, evenementen en activiteiten kunnen er ook foto’s en video’s worden gemaakt ten behoeve van bijvoorbeeld het clubblad, de website of facebook. Gezien de vele gezichten op dit beeldmateriaal is het in de regel niet mogelijk om iedereen van te voren toestemming te vragen voor publicatie. Wij gaan echter zorgvuldig om met de belangen van afgebeelde personen. Mocht een persoon desondanks bezwaar hebben tegen het gebruik van een bepaalde foto of video, dan zal deze op diens verzoek zo mogelijk worden verwijderd.

Ook maakt Rood Zwart elk seizoen een foto van ieder team ten behoeve pr-doeleinden (website, presentatiegids e.d.). Als u niet wenst dat u of uw kind op een teamfoto komt, dan kunt u dat ook kenbaar maken via info@roodzwart.nl.

Binnen de EU

Rood Zwart verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die Rood Zwart van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-up(s) van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Indien u na het doornemen van ons Privacy Beleid, of in algemenere zin, hierover vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen dan kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.